対顧客ビジネス用メールソフト#9 強力な検索機能
- (2009-10-21 04:44:41)
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過去の履歴や通信内容を確認するためにメール本文の「検索機能」はぜひ欲しい。
逆に検索機能のないメールソフトはあまりないのではないかと思われるが、同じ検索機能でも機能差と性能差は大きい。
メールフォルダ検索 性能差
多くの人は検索スピードにこだわるが、メール数が少ない内は大きな差はない。しかし、数十万通ため込んだメールならどうなるかまだ私は耐久テストをやったことがないので何とも言えない。
私の場合、どのメールソフトでも今のところ検索スピードは問題になっていない。将来メール本数が増えても、当社のビジネスの場合古いメールはある程度削除可能。削除したくない場合はアーカイブとして分割保管する予定で問題にはならないと予想している。
メールフォルダ検索 機能差
問題は検索の機能。
ぜひほしいものが「正規表現」による検索機能。検索にこれが使えることで検索のレベルが一段上がる。実装されているメールソフトは少ない。
さらに「検索結果の仮想フォルダ」はことのほか便利。
当社の場合、半角カタカナであるソフトが文字化けするため、半角カナが使用されたメールは要注意。フォルダ内の半角カナを含む全メールを正規表現検索で抽出し、リアルタイムに仮想的なフォルダ内に格納して対応している。
Becky!ではこの正規表現+仮想フォルダ作成機能を「クエリー検索」と命名されている。理由はわからないが、テーブルデータをダイナミックに抽出するSQLデータベースに見立てているからではなかろうか。
確かに、リアルタイムかつダイナミックなデータ生成はSQLデータベースのクエリーに似ている。
その他、「注意を要するメール」「フォローすべきメール」をリアルタイムに仮想的なフォルダ内に格納するよう検索条件を設定しているため、一種の「ToDoリスト」として機能している。
ShueikenのようにToDoリストを別の独立した機能として持つソフトもあるが、Becky!のように通常のメールからダイナミックにフォローすべきメールや注意すべきメールを収集・ピックアップできる機能は労力の節約とミスの削減に役立っている。
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